Reinventa tu autoescuela: Reduce gastos mejorando la organización interna de tu autoescuela.

¡Si buscas resultados distintos no hagas siempre lo mismo! (Albert Einstein)

Reconozcámoslo, todos somos animales de costumbres. Imaginemos que en casa tenemos una estantería repleta de libros y objetos, los estantes tienen tanto peso que comienzan a ceder. Somos conscientes de qué deberíamos comprar otra estantería pero lo vamos dejando pasar, no encontramos el sitio adecuado para más estantes, pensamos que carecemos de espacio y seguimos acumulando objetos en la estantería de siempre. Pero, ¿qué ocurre si cada vez que colocamos un nuevo objeto las baldas ceden cada vez más?, ¿nos deshacemos de los objetos?, ¿compramos una nueva estantería? o por el contrario ¿comenzamos a reordenar todo lo que hemos ido acumulando sobre las baldas?. Si nos cuesta tanto tomar este tipo de decisiones en nuestro día a día, ¿cómo hacerlo en nuestro negocio?, ¿dejarías que las baldas cediesen hasta romperse?.

Reconocer los problemas que impiden que nuestra empresa crezca es esencial para poder comenzar a realizar los cambios que nos lleven de nuevo al camino del éxito. Renovarse y/o reinventarse a lo largo de los años es necesario, si queremos que nuestra autoescuela esté al día y siga siendo productiva.

Como dueño o director de una autoescuela te encuentras ante un trabajo desafiante, ya qué cumples muchos roles dentro de la empresa: emprendedor, director, en muchos casos profesor, publicista, contable, administrativo. Debido a esto puede que te llegues a sentir abrumado al intentar llegar a todos los objetivos y además adelantarte a los problemas que puedan ir surgiendo. Es por ello que una vez se ha estructurado la empresa resulta muy difícil advertir en qué puntos se está fallando, o cuales son aquellas tareas que han dejado de ser productivas y están comenzando a generar gastos innecesarios. Ya sea porque el trabajador debe emplear mucho tiempo para desarrollarla, o se está generando un gasto excesivo de material entre otros motivos, podemos decir qué en definitiva que nos encontramos ante una mala gestión u organización.

Lo cierto es, qué cuando una empresa comienza a no ser rentable se suelen buscar elementos fuera del propio negocio que están impidiendo su crecimiento o están interfiriendo negativamente para su mejora y desarrollo. La crisis, el exceso de competencia, un mercado a la baja suelen ser los principales problemas. Ciertamente estos factores externos suelen ser los detonantes que llevan a un negocio al declive, pero también suelen tener más impacto en aquellas empresas que carecen de un sistema de gestión interna bien organizado.

Piensa, que ante un problema semejante vas a necesitar reinventar la manera en la cual llegas a tus clientes e implantar nuevas fórmulas de marketing que te ayuden a destacar entre la competencia si quieres seguir sobreviviendo. Para conseguir llegar a un público cada vez más exigente tendrás que invertir tiempo y dinero, dos cosas de las que seguramente careces, por lo qué como autoescuela te encuentras ante un problema serio en el cual necesitas de capital y personal para relanzar tu empresa, pero por otra parte te es imposible aumentar tus beneficios y hacer descender tus gastos con el sistema actual de gestión interna.

Volviendo al ejemplo de la estantería con el cual hemos comenzado este artículo llega la hora de replantearse si todos los objetos que hemos ido acumulando son necesarios y/o buscar la manera de reorganizar cada objeto en las baldas con las que contamos, de forma que repartamos el peso para que estas aguantes. En ambos casos lo importante es ser conscientes de que en su momento implantamos un sistema de gestión y organización que convenía, era práctico y útil. Pero puede que ahora se haya quedado obsoleto y no sepamos o ni siquiera nos hayamos dado cuenta de qué es necesario modificarlo para adaptarse a los nuevos tiempos y ayudar de esta manera a reducir gastos y remontar la autoescuela.

En artículo anteriores te hablé de la necesidad de reconocer los cambios que necesita tu autoescuela, donde te mostré los pasos que debías seguir para averiguar dónde se estaba generando el problema y así poder marcar un planning de acción para revertir el proceso y dejar de generar gastos innecesarios.

Hoy vamos a centrarnos en aquellos procesos que te ayudarán a mejorar la organización interna de tu autoescuela.

¿Qué problemas de organización interna impiden el desarrollo de tu autoescuela?

A la hora de entender el proceso de organización interna de una empresa, debemos tener en cuenta que esto se entiende como la capacidad de ordenar y distribuir el trabajo, entre el personal de manera que estos puedan alcanzar los objetivos de la mejor manera posible. Es por ello que esta parte es fundamental para poder alcanzar los objetivos propuestos.

Y es aquí donde a la hora de repartir las tareas muchas empresas cometen el fallo de sobrecargar a los trabajadores con largos procesos internos administrativos que llevan un tiempo excesivo y por lo tanto a la larga dejan de ser rentables.

Veamos algunos ejemplos de problemas o procesos que pueden estar impidiendo que tu autoescuela crezca o que te generan pérdidas económicas.

• Tareas mal distribuidas: Sobrecargar a algunos miembros del equipo con un exceso de tareas, cuando podrían realizarse entre varios.
• Falta de comunicación interna: Dificulta el trabajo en equipo creando una ineficiencia en los procesos.
• Exceso de papel: Lo que lleva a repetir las tareas varias veces generando un doble trabajo, generando pérdidas económicas, pérdidas de información y bajo o ningún beneficio.
• Falta de objetivos: Se trabaja de forma mecánica sin proponer metas a superar lo que nos lleva a perder la ilusión y caer en la monotonía.
• Falta de visión de recursos: No somos conscientes de los recursos con los que contamos como empresa y solo se visualizan los gastos, sin tener en cuenta qué los beneficios no solo dependen de la entrada de clientes.

Estos son algunos ejemplos de aquellos problemas que son comunes en las empresas que tras años de trabajo se ven inmersas en una organización tradicional que no se ha modificado con los años y sigue sin adaptarse a los nuevos tiempos. En definitiva, de poco servirá invertir gran parte del capital en renovar la flota de vehículos o crear una web moderna y llamativa para la autoescuela, si a la hora de realizar procesos sencillos como la matriculación de los alumnos, seguimiento de los mismos, organizar los calendarios de clases prácticas de cada coche y profesor, modificar horarios o cancelar clases prácticas, entre otras tareas internas, tus empleados tienen que invertir más horas de las necesarias debido a la falta de recursos y herramientas con las qué agilizar el tiempo, que ayudarán a lograr mejores resultados eliminando costos innecesarios.

¿Cómo mejorar la organización interna de tu autoescuela?

Cuando hablo de mejorar la organización interna de tu autoescuela, me refiero a modificar y simplificar cada tarea que se realiza para conseguir que una vez terminada se haya desarrollado de la manera más eficiente posible. Es decir, evitando alargar los procesos, utilizar un exceso de material en cada uno de ellos, ahorrar tiempos innecesarios y llegar a utilizar de forma positiva los recursos con los que cuenta tu autoescuela para ahorrar costes y generar beneficios. En definitiva lograr realizar cada tarea en el menor tiempo posible sin disminuir la profesionalidad ni la calidad del trabajo.

Antes de comenzar a realizar dichas mejoras te propongo que sigas los siguientes pasos:

1. Redactar una lista de tareas diarias, semanales, mensuales que realiza cada trabajador de la empresa.
2. Apuntar el desarrollo que realiza cada trabajador desde que comienza la tarea hasta que la da por finalizada.
3. Calcular el coste de material que se utiliza para cada uno de los procesos.
4. Calcular el coste de tiempo que conlleva cada una de las tareas.

Una vez hayas realizado este proceso, conocerás las tareas necesarias para el desarrollo de la actividad de la autoescuela, el coste de tiempo, material y de personal de las mismas. Por lo qué podrás comenzar a proponer soluciones para minimizar los gastos de tiempo y material. Antes de comenzar este proceso es importante tener presente que debes repartir las tareas de forma competente entre tus trabajadores.

Te propongo algunas soluciones efectivas para mejorar la organización interna de tu autoescuela:

• Conocer los recursos de la empresa:

Conocer los recursos con los que cuentas en la empresa tanto a nivel económico como logístico te será necesario para marcar los objetivos a lograr y poder distribuir las tareas. Conocer de antemano las herramientas necesarias para comenzar a realizar los cambios y lograr resultados abaratando costos. Si te has propuesto implantar un sistema informatizado de gestión en la autoescuela, te será necesario conocer el costo del mismo, así cómo lo que te venías gastando en material de oficina y recursos humanos para conocer el ahorro que te supondrá el nuevo sistema y los beneficios que te generará.

• Definir objetivos:

Es importante que antes de comenzar hayas definido unos objetivos a alcanzar. En este caso se tratará de definir las tareas que van a ser modificadas y comunicar los cambios correctamente para que resulten sencillas y fáciles de realizar. Simplificando así los procesos diarios y distribuyendo las tareas entre los trabajadores para lograr los objetivos propuestos. Siguiendo el ejemplo del programa de gestión, una vez decidido tendrás que comunicárselo a los trabajadores, definir las tareas a realizar en el mismo y la manera de llevarlas a cabo.

• Organizar tareas:

Crear un planning de tareas diarias, semanales y mensuales ayudará a tus trabajadores a no olvidar cada paso o proceso. Se trata de realizar un plan diario o por procesos para que todo el mundo recuerde que debe hacer o pueda consultarlo si surge la necesidad. También ayudará en caso de realizar alguna tarea extra hacer el seguimiento del proceso en dicho planning. Así todos los trabajadores sabrán en que momento se encuentra la nueva tarea y que paso es el siguiente a realizar.

Es importante que en este listado o planning incluyas aquellos objetivos que os habéis propuesto alcanzar, definiendo prioridades, la persona a realizar la actividad o la manera de resolverla. Esto os ayudará a trabajar en equipo y a evitar ciertos fallos por olvidos o malas gestiones.

• Sistema de comunicación interna:

Implantar un sistema de comunicación entre tus trabajadores te ayudará a mejorar la eficiencia en el trabajo, evitando así duplicar información y trabajo de forma innecesaria. Son muchas las ocasiones en las qué se llamará desde la oficina a los profesores que se encuentran dando clases y no pueden atender la llamada, simplificar este paso a través de un sistema de chat interno os ayudará a mejorar la comunicación y cada proceso, sin necesidad de tener que estar esperando a que el compañero responda a la llamada u obligar al profesor a atender el teléfono mientras se encuentra dando prácticas.

Hay muchos sistemas gratuitos o de pago que te permiten no solo comunicarte, sino enviar archivos de forma instantánea. Algunos de ellos tan conocidos como Skype, Slack, etc.

• Contar con un programa de gestión:

Contar con un programa de gestión exclusivo para autoescuelas te ayudará a organizar y unificar tareas sin necesidad de tener que estar creando diferentes excel, carpetas e incluso generando fichas de alumnos en papel. Como en el caso de Autopractik, que te permite gestionar expedientes de alumnos, profesores, calendarios de prácticas y permite a tus alumnos reservar prácticas online. Además de avisar a los profesores y a la autoescuela de las prácticas reservas y canceladas, permitiendo una mayor organización de las tareas diarias.

Esto conlleva mejorar de forma significativa todos los procesos internos, ayudando al desarrollo diario de las tareas de tus trabajadores y pudiendo por otra parte controlar cada proceso de manera sencilla cuando necesites ver la actividad de tu autoescuela. De esta manera tendrás toda la información en un solo programa, lo que te permitirá controlar el día a día en tu autoescuela, abaratar costes de tiempo y material.

• Controlar los procesos:

Una vez hayas implantando el nuevo sistema de gestión interna, deberás realizar un seguimiento continuo del mismo para saber si está funcionando o cómo mejorarlo. En el caso de haber implantado un sistema de gestión para la autoescuela este te ayudará a poder revisar en todo momento el número de alumnos que se han matriculado en la autoescuela, el número de prácticas reservadas, realizadas y canceladas, el precio de las mismas, el beneficio obtenido por vehículo y clase.

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En definitiva tendrás todo el control de la actividad de tu autoescuela en tus manos, lo que te permitirá ver de forma realista en qué tareas o apartados debes hacer más hincapié o cuales son aquellas que están fallando.En definitiva se trata de mejorar cada proceso simplificando la acción, consiguiendo que todas las tareas se desarrollen de la manera más simple pero efectiva posible. Y sobretodo teniendo el control y conocimiento de cómo se desarrolla de forma diaria la actividad de tu negocio.

No siempre se trata de invertir grandes sumas de dinero en renovar tu empresa para sacarla a flote, comenzar por procesos sencillos como reestructurando la organización interna te ayudará a comenzar un proceso de mejora que te llevará a ahorrar costes y generar beneficios que podrás utilizar para invertir en modernizar otro campos de tu autoescuela.

¡Queremos ayudarte a modernizar tu autoescuela! Ponemos a tu disposición un servicio de asesoramiento y un sinfín de recursos gratuitos. No dudes en escribirnos al mail autoescuelas@autopractik.es y te lo contamos todo. También puedes dejarnos tus comentarios y compartir en redes sociales.