Reinventa tu autoescuela: Cuando tus empleados se resisten a mejorar la empresa.

Cómo enfrentar la resistencia al cambio y mejora en la empresa.

A la hora de comenzar el proceso de reinventar y modernizar tu autoescuela son muchos los obstáculos con los qué te estarás encontrando y que tendrás que superar. El proceso de modernización pasa por una serie de etapas que hemos ido viendo a lo largo de estos meses. En cada uno de estos pasos te he ido acompañando para qué pudieras superar las dificultades que hayan podido surgir y consiguieras los objetivos marcados.

Ahora bien, ¿cuál es la actitud de los empleados cuando la empresa decide y comienza el proceso del cambio? Una de las peores situaciones que puedes llegar a vivir como gestor o empresario, es encontrarte con una resistencia negativa por parte de tus empleados a realizar el cambio de mejora y modernización de la autoescuela.

Durante este artículo vamos a repasar los diferentes motivos que pueden llevar a tus empleados a negar la necesidad de cambio en la empresa. También te daré pautas y consejos que podrás aplicar para mejorar y solucionar esta situación.

¿Cómo surge la resistencia a mejorar por parte de mis empleados?

Según los últimos sondeos, los dos motivos principales que dificultan la gestión de mejoras en las empresas son:

• La falta de involucramiento y/o motivación de los empleados. El 21% de los gerentes consultados lo considera su principal obstáculo.
• La resistencia al cambio es el principal impedimento para el 15% de los gerentes consultados.

La resistencia al cambio por parte de tus trabajadores puede surgir en dos etapas.

• Negación de la necesidad de cambio: Esto ocurre antes de comenzar los cambios y es una de las más comunes. Los empleados se han acomodado en el sistema de gestión tradicional hasta ahora conocido y niegan la evidencia de problemas en la empresa.
• Negación del proceso de cambio: Como gestor o empresario has detectado la necesidad de cambio y elaborado un plan estratégico de modernización para impulsar tu autoescuela. A la hora de presentar dicho plan y nuevas pautas de trabajo a los empleados estos se niegan a seguir lo establecido, resistiéndose a dejar atrás la organización tradicional que a ti como empresa te está haciendo perder dinero.

Cuando esto ocurre, como empresario puedes llevar a sentir que remas contracorriente y que se te hace cuesta arriba un cambio necesario para la organización. En el peor de los casos, los empleados se han acomodado de tal manera al modelo tradicional que se niegan a probar nuevos métodos o sistemas, aunque estos beneficien y agilicen notablemente su trabajo.

¿Cómo reconozco la resistencia al cambio por parte de mis empleados?

Esta resistencia por parte de los empleados puede crear una burbuja en tu empresa en la que todos “están conformes” sin que esto signifique que el negocio va bien, sino todo lo contrario.

Voy a mostrarte algunos ejemplos para que puedas visualizar diferentes situaciones.

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Vamos con el ejemplo ;)
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• El número de clases prácticas canceladas ha ido en aumento, pero tus empleados lo achacan a la crisis sin dar más importancia al déficit que está generando. Se niegan a admitir que el sistema de calendarios de reservas no está funcionando.
• Los procesos de gestión interna son largos, tediosos y generan pérdidas económicas. Cuándo se les da la oportunidad de informatizar e instalar un programa de gestión para agilizar dichos procesos y aumentar los beneficios. Los empleados niegan la mejora e insisten que el programa no se adapta a las necesidades de la autoescuela, cuando en realidad el problema surge en qué dichos empleados no quieren invertir tiempo en aprender el nuevo sistema, prefiriendo seguir con los métodos tradicionales.
• La página web está obsoleta o da problemas, pero tus empleados no te lo han comunicado y piensan que “es viable” puesto que cuentas con presencia en internet. No han tenido presente la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos y mejorar la web como técnica de marketing para atraer nuevos alumnos.
• Las clases teóricas resultan aburridas para los alumnos. Pero los profesores se niegan a implantar nuevos métodos de enseñanza y técnicas de motivación.
• Los horarios no encajan con las necesidades de los alumnos, pero tus empleados insisten en qué es inviable mejorar estos horarios aunque esto te suponga un aumento en el número de alumnos.

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Como empresario puedes estar tan sumido en el día a día que sin darte cuenta estás perdiendo la oportunidad de mejorar la economía y la gestión de tu autoescuela.La confianza entre trabajadores y gerente es más que necesaria para el buen funcionamiento de cualquier negocio, pero también es cierto que a la hora de tomar decisiones tendrás que evaluar desde un plano económico interno si todos los procesos internos, gestiones y metodología de trabajo están funcionando cómo esperabas y reportan beneficios.

Para reconocer y poder sacar conclusiones, es necesario que te tomes un tiempo para evaluar todos estos procesos junto con tus trabajadores, para más tarde en solitario puedas realizar un balance del tiempo empleado, metodología y resultados. De esta forma podrás situarte y definir un plan de acción y mejora para cada caso.

¿Por qué mis empleados se resisten a los cambios y mejoras?

Si recuerdas en artículos pasados te hablé de cómo superar tus miedos a mejorar y modernizar tu autoescuela. Al igual que pudo pasarte a tí en su momento, tus empleados han creado su zona de confort en la empresa. Están ya familiarizados con los procesos de trabajo del día a día y cambiar, modificar o invertir tiempo les produce miedo y rechazo a lo nuevo.

Veamos por puntos por qué se genera esta negación al cambio.

• Miedo a lo desconocido. Lo que les llevará a rechazar todo lo nuevo que se pueda proponer aunque sea para mejorar ya qué necesitan conocer todos los cambios con exactitud y lo que comprometería.
• Temor a salir perjudicados en los procesos de cambio. Miedo a ser despedidos, bajadas de sueldo, aumento de horarios y/o de trabajo.
• Sensación de traición por parte del gerente o la empresa. Se ha elaborado un plan estratégico sobre su trabajo pero a sus espaldas. Pueden llegar a sentir qué no se les ha consultado o se les ha estado evaluando como empleados.
• Diferencia de objetivos. Ante el nuevo plan de modernización al no conocer todos los datos internos a nivel económico, etc. Pueden llegar a sentir que no forman parte de los objetivos de la empresa y que estos no concuerdan con los suyos personales.

Estas son algunas de las razones más comunes por las cuáles tus empleados niegan la evidencia de problemas y la necesidad de mejora en la autoescuela. Por ello es importante involucrar a los trabajadores en todos los procesos para que puedan reconocer la necesidad de cambio y formar parte de ella sin resistencia.

¿Cómo enfrentar la resistencia al cambio en la empresa?

Tras conocer las diferentes razones y procesos por los cuales pasarán tus empleados ante las mejoras planificadas en la empresa, vamos a ver la manera de hacerles sentir parte del proyecto comprometiéndose con el mismo.

Te nombro algunas estrategias a seguir para enfrentar el rechazo al cambio en tu autoescuela.

    1.Identificar el impacto del cambio.

Una vez hayas realizado el planning de los cambios a realizar en la empresa y la estrategia para llevarlos a cabo, es importante que evalúes el impacto que tendrá para con tus trabajadores. Analiza en qué influirá dicha mejora, tanto el impacto positivo cómo negativo y busca soluciones para que este último sea mínimo.

Vamos a poner un ejemplo para que puedas identificar el impacto del cambio.

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Vamos con el ejemplo ;)
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Has decidido incorporar un programa de gestión para informatizar todos los procesos. Hasta ahora tu secretaria o administrativa venía utilizando fichas en papel o varios excel para llevar la gestión interna de la autoescuela (alumnos, horarios, vehículos, calendarios, etc.). Esta mejora os permitirá ahorrar tiempo y dinero, pero te puedes encontrar con qué el personal de oficina no ve viable el nuevo sistema informatizado, por los motivos anteriormente mencionados.

Una vez hayas decidido el programa que vais a utilizar es importante que dentro del plan de acción contemples unas semanas para poder sentarte con el personal y ayudarlos a integrar el nuevo sistema.

Ayúdate de una lista de todos aquellos beneficios tanto para la empresa cómo para el trabajador que supone contar con el nuevo sistema. De esta forma cuando llegue la hora de comunicar los cambios te será más fácil ayudarles a visualizar las mejoras que supone informatizar cada proceso.

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Realiza el listado de pegas y miedos que pueden surgir ante todas las mejoras así cómo los beneficios que supone cada una de ellas. De esta manera te estarás adelantado al rechazo pudiendo comunicar de forma positiva las mejoras y disipar los miedos que puedan surgir.

    2.Comunicar el cambio.

En esta fase es esencial que hayas realizado la lista que te comentaba anteriormente ya qué la comunicación de los nuevos cambios debe ser fluida y positiva. Reune a tus empleados para que conozcan el estado de la empresa, los problemas que están surgiendo y los cambios que realizaréis para mejorar la situación.

No comuniques solamente la situación económica, ya qué esta puede aumentar sus miedos a un despido o recortes de personal/sueldo por parte de la empresa. Ayúdales a visualizar qué es aquello que no está funcionando, sin que sientan que estás menospreciando su trabajo. Hablar en plural “nosotros” “nuestro trabajo” “nuestra autoescuela” los ayudará a no sentir que están siendo evaluados.

Una vez hayas explicado la situación actual y los problemas que debéis enfrentar, es necesario que expongas las soluciones y mejoras de la forma más positiva posible. Involucrándolos en el proceso y mostrando que ante estos problemas ya has buscado posibles soluciones por qué te importa el estado de la empresa y sobretodo el de tu personal. Ayúdate del plan de acción para mostrar los procesos de mejora, cuánto tiempo llevará incorporarlos en la autoescuela y los beneficios que se conseguirán.

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En esta última parte intenta centrarte en las mejoras que suponen estos cambios a nivel personal del trabajo de cada empleado y no tanto en los beneficios económicos que supone para la empresa. Y sobretodo haz saber lo importante qué resulta que sean parte del proyecto y lo mucho que la empresa necesita de su cooperación. Deben ver que buscas lo mejor para ellos, no solo para el negocio.

Siguiendo el ejemplo anterior veamos cual sería la mejor manera de comunicar los cambios.

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Vamos con el ejemplo ;)
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Has reunido a tus empleados para comunicarles que vais a incorporar un nuevo programa de de gestión interna en la autoescuela. Lo primero será mostrarles el sistema antiguo y las pérdidas de tiempo y dinero que supone para todos. Céntrate en lo mucho que se tarda en realizar todos los procesos, el gasto de material de oficina que supone, así cómo los inconvenientes que surgen por seguir con un método tradicional. Por último puedes mostrarles el gasto económico que está suponiendo para la empresa ayudándoles a ver que el dinero que se está llevando este sistema podría utilizarse para otras mejoras.

Una vez hayas expuesto esto llega la hora de comunicar la solución que has encontrado. Debes exponer los beneficios del programa a nivel de trabajo, ayudará al personal de oficina a optimizar su tiempo y trabajo, les permitirá no estar duplicando tareas continuamente, podrán tener todos los archivos informatizados en un solo lugar y por último los beneficios económicos que supondrá para todos.

Para terminar muestralos el programa, todos los procesos que podrán realizar con el nuevo sistema de gestión, la sencillez del mismo, etc. De esta forma se podrán familiarizar en un vistazo con el nuevo método pudiendo aclarar sus dudas. E insiste en el poco tiempo qué os llevará a todos implantar el nuevo sistema, las ayudas que recibiréis por parte de la empresa del programa de gestión, cómo qué se encargaran de volcar toda la información de la autoescuela en el programa para que tus empleados no pierdan tiempo y os ayudarán a manejar cada módulo para facilitar su aprendizaje.

De esta manera ayudarás a qué tus empleados disipen sus dudas y miedos, visualizando los beneficios y comprometiéndose con las mejoras.

    3.Involucrar a los empleados en el cambio.

En esta parte es esencial que les hagas sentir parte del proyecto, pide su opinión al respecto y de una forma positiva conducelos nuevamente a los beneficios que supondrá para su trabajo en la empresa. Debes tener en cuenta su opinión, pero recuerda qué ante todo como gerente éres quién conoce la situación de la empresa y estás haciendo lo posible por mejorarla.

En el caso del ejemplo anterior veamos de qué manera involucrarías al personal.

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Vamos con el ejemplo ;)
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Una vez te hayas puesto en marcha para implantar el nuevo programa de gestión tus empleados de administración comienzan a poner pegas al programa. Esto es algo normal, volviendo al listado de miedos estás rompiendo su zona de confort y les costará aceptar los cambios.

En este punto siéntate con ellos ante el programa y muestrales nuevamente los beneficios que supone, y la necesidad de modificar los procesos de gestión. Deben comprender que el programa no se tiene que adaptar 100% al sistema de trabajo que seguíais hasta la fecha, la idea de mejora es qué tus trabajadores se adapten al nuevo programa modernizando los procesos. No tendría sentido informatizar el sistema antiguo con el qué se venía perdiendo tiempo, sino mejorar utilizando un nuevo sistema para agilizar el trabajo diario.

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Es importante qué durante todo el proceso de asimilación y nueva restructuración, seas paciente con tus trabajadores y les guies para que sigan siendo parte del proyecto empresarial que os une. Piensa que será cuestión de tiempo qué todos os adaptéis a los cambios, recuerda comunicar las mejoras y felicitar su trabajo, hazlos partícipes de los beneficios conseguidos según vayan llegando. Y sobretodo alentarlos haciéndolos ver lo importante que es su trabajo y presencia en la autoescuela, para que no sientan que están fuera del proyecto o que van a salir perjudicados en la mejora.

Si tras leer el artículo necesitas que te ayudemos a crear un plan de acción para comunicar e implantar los cambios en tu autoescuela, no dudes en escribirnos. Espero que este artículo te haya ayudado a seguir con el proceso de modernización y mejora de tu autoescuela.

¡Queremos ayudarte a modernizar tu autoescuela! Ponemos a tu disposición un servicio de asesoramiento y un sinfín de recursos gratuitos. No dudes en escribirnos al mail autoescuelas@autopractik.es y te lo contamos todo. También puedes dejarnos tus comentarios y compartir en redes sociales.